Le forum ouvert est né du constat qu’au cours d’une réunion les échanges les plus intéressants entre les participants ont lieu lors de la pause-café. Ainsi, cette méthodologie a pour objectif de reproduire les conditions pour ces échanges informels de la pause-café. Un forum ouvert, c’est une méthode d’animation participative qui favorise l’émergence de l’intelligence collective au sein d’un groupe.
La clé du forum ouvert repose sur quatre principes et une loi :
La loi de la mobilité ou « loi des deux pieds » : si, pendant la réunion, des personnes estiment qu’elles n’apprennent rien ou n’apportent rien aux échanges, elles sont libres de faire usage de leurs pieds pour se rendre dans un endroit plus productif ou plus intéressant à leurs yeux.
« Les personnes présentes sont les bonnes personnes ». Aucun participant ne doit se sentir inutile, chacun a des choses à apporter au débat.
« Ça commence quand ça commence ». Aucun horaire strict n’est défini par les organisateurs au cours du forum ouvert, ce sont les participant.e.s eux-mêmes qui décident de commencer les débats lorsqu’ils ou elles le souhaitent et on considère que quel que soit le moment, c’est le bon moment.
« Quand c’est fini, c’est fini ». À l’inverse, les organisateurs s’engagent à respecter l’horaire de fin prévu.
« Ce qui arrive est ce qui devait arriver ». Les organisateurs.trices n’interviennent au cours d’aucun débat et laissent librement les participant.e.s aller vers les directions qu’ils ou elles souhaitent donner au forum ouvert.
Les avantages du forum ouvert
- Réunir un grand nombre de participant.e.s
- Permettre de rendre compte visiblement des résultats
- Concept de liberté : liberté des thèmes abordés, liberté de participer ou non aux ateliers, liberté d’expression
- Processus conçu pour faire émerger l’intelligence collective et co-construire les propositions.
Comment se déroule un forum ouvert ?
Phase d’émergence : séance plénière et place du marché
- Tou.te.s les participant.e.s se regroupent en session plénière (réuni.e.s en grand cercle).
- Présentation de la méthode et du thème du forum ouvert par les facilitateurs.
- Au cours de cette première session, ce sont les participant.e.s qui vont définir eux-mêmes l’ordre du jour autour du thème défini par les organisateur.rice.s. En effet, il n’y a pas d’ordre du jour pré-établi.
- Chaque participant.e qui souhaite inscrire un sujet sur la place du marché se rend au milieu du cercle où sont disposés papier et stylos, il ou elle formule sa proposition de sujet en quelques mots et l’explique ensuite à tout le groupe pour enfin aller l’afficher au mur.
- Le nombre de propositions dépend du nombre de participant.e.s. Le ou la facilitateur.rice peut demander à regrouper des sujets s’ils lui semblent similaires. Les proposant.e.s sont libres d’accepter ou non ce regroupement.
- Le ou la facilitateur.trice organise en plusieurs sessions, et dans différents lieux, la tenue des ateliers. Tou.te.s les participant.e.s se lèvent pour prendre connaissance des thématiques, lieux et horaires des ateliers.
Sessions en ateliers de travail (3 sessions ou rounds)
- Les ateliers sont répartis dans les différents lieux de l’événement.
- Un petit groupe se forme (ou pas) autour de l’initiateur.rice de l’atelier, il peut alors débuter.
- Un.e rapporteur.euse note ce qu’il se dit sur un paperboard. A la fin de la session d’ateliers, ce.tte même rapporteur.euse rejoindra la “Salle des nouvelles” pour taper le compte-rendu des discussions.
Salle des nouvelles et restitution des comptes-rendus en session plénière “le grand journal”
- La salle des nouvelles est un espace où sont installés des ordinateurs et imprimantes afin de permettre aux groupes de travail de retranscrire eux-mêmes sous forme de comptes-rendus leurs propositions (synthèse des points principaux) qui seront ensuite imprimées.
- L’ensemble des rapports est affiché dans l’espace du “Grand Journal” pour que tou.te.s les participant.e.s puissent en prendre connaissance.
Phase de convergence : session plénière et ateliers
- Les participants sont invités à se réunir et prioriser les actions concrètes qui auront été proposées.
- La phase « ateliers », habituellement mise en place dans les forums ouverts et qui sert à définir les plans d’action, n’aura pas lieu en raison du temps imparti. Un temps de clôture de type « feedback » est souhaitable à l’issue du forum.